Esta última actuación completa un ciclo de asistencia permanente en materia de patrimonio documental al Ayuntamiento de Caldas de Reis, por lo que se procedió a la clasificación, ordenación, descripción e instalación de sus documentos.
En ella se incorporaron 1.269 nuevas unidades de instalación, lo que supone cerca de ciento cincuenta metros lineales de documentación, mucha transferida debido a la reforma del edificio.
Desde el primer proceso, realizado entre los años 1983 y 1984, se llevaron a cabo un total de seis actualizaciones, que fueron incorporando la nueva documentación producida y, al mismo tiempo, profundizando en la información, hasta llegar a la informatización del inventario descriptivo a nivel de expediente.
Documentación desde 1799 a 2007
En la actualidad, cuenta este archivo con un total de 3.403 unidades de instalación, con documentación que tiene como fechas extremas los años 1799 y 2007, mucha en mal estado de conservación debido la carencia de cuidados en muchas fases. Dispone este conjunto documental de una base de datos formada por 19.751 registros que permite la localización de cualquier expediente.
El archivo actual dispone, en una superficie superior a los setenta metros cuadrados distribuidos en cuatro salas, de las equipaciones requeridas para la conservación documental, con estantes metálicos, fichero, mesas de tratamiento y consulta, ventilación e iluminación suficiente.
Se mejorarán en un futuro inmediato los sistemas de regulación de temperatura y humedad ambiental que impida el deterioro de su rico patrimonio documental.
Trabajo de estudio y expurgo documental
A pesar de la existencia de manuales y estudios de valoración y expurgo documental, habida cuenta la inexistencia de una consistente argumentación técnica y legal, además de la escasez del fondo ya de por sí conservado, la única eliminación llevada a cabo durante el proceso fue la de los duplicados, fotocopias o publicaciones periódicas que acompañaban a algunos documentos y expedientes.
El archivo del Ayuntamiento supone un sistema archivístico simple, con la función de recoger, conservar y servir la documentación generada en el transcurso de la gestión administrativa en las oficinas del ayuntamiento.
Carece aún de una estructura propia y diferenciada que nos permita considerar la existencia de un archivo en la totalidad y amplitud del término.
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En los sótanos de la Casa Consistorial, edificada en piedra
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Se encuentra el archivo en la propia Casa del Concello, una edificación tradicional en piedra, de considerables dimensiones, con bajo y planta y situada al lado de la carretera N-550, que va de Santiago a Tui y del río Umia. En todo caso el paso del tiempo, su propia configuración y disposición motivan no pocas carencias entre las que se puede mencionar un espacio insuficiente y acomodado para la conservación documental.
Los locales dedicados a archivo municipal son, en la actualidad, dos salas prácticamente cuadradas y anexas aunque con acceso independiente; se sitúan en la planta baja del ala derecha del edificio, bordeando el patio interior; a pesar de ser remozadas para esta finalidad cuentan con notorias deficiencias, tanto de superficie útil y habitabilidad como de espacio para trabajo y consulta.
Disponen de una superficie total de treinta y ocho metros cuadrados, con ventilación e iluminación natural suficiente; en estos locales se instalaron en su día estanterías metálicas para la disposición de la totalidad de la documentación conservada, quedando casi ocupada en esta última actuación.
Cuenta además el local con mesa de consulta y trabajo, dispuesta en el corredor de acceso, fichero metálico para los instrumentos de descripción y aparatos deshumidificadores para la regulación de la humedad ambiental.
El primer proceso organizativo se llevó a cabo en el año 1984, acometiéndose desde entonces sucesivas actuaciones de reincorporación en los años 1990 y 1991,así como de informatización y adaptación al nuevo cuadro de clasificación usado en la actualidad para estos procesos, en los años 2000, 2001 y 2007.
Los trabajos de organización y descripción documental, bajo la dirección técnica del Servicio Técnico de Patrimonio Documental de la Diputación, lo llevaron a cabo María del Consuelo Amoedo Lorenzo, Elena Carro Cruz, César Manuel López Marras, María Jesús Núñez Portela, Begoña Pérez Losada, Damián Porto Rico, Carmen Touzón Fernández, Teresa Túñez Landín, Jacobo Domínguez Pedreira, Alfonso Ferreiro Monteagudo, Isabel Couso Bravo y Mercedes Estévez Ogando.
Pese a que la mayor parte de la documentación corresponde al siglo XX, aún se aprecia un elevado volumen documental del XIX, con documentos de quintas desde 1818, de los presupuestos municipales desde 1821 o con padrones de habitantes desde 1821; aunque la más significativa son los libros de nacidos, casados y difuntos desde 1841 o de las actas de los órganos colegiados de Gobierno, tanto del Ayuntamiento de Caldas de Reis como de Saiar, conservados desde 1847. En todo caso también se aprecia, no pocas veces, un estado calamitoso e ilegible en un buen número de documentos antiguos por los sucesivos avatares que han sufrido.
En aquella documentación más actual destaca especialmente la derivada de la gestión y control urbanístico, de las obras propias y de los particulares y, sobre todo, del control presupuestario y de la gestión tributaria.